How to write an official letter in English?

 راهنمای نگارش ایمیل/نامه رسمی انگلیسی جهت پذیرش در دانشگاه

راستش من تا وقتی که اینجا نیومده بودم نمیدونستم چطوری میشه درست و حسابی یه نامه انگلیسی رسمی نوشت. بعدها فهمیدم نامه هایی که به دانشگاهها برای پذیرش میفرستادم چقدر اشتباه داشته! نوشتن یه نامه مودبانه و رسمی تاثیر خیلی مهمی در گرفتن جواب مثبت از گیرنده نامه داره. این پست رو برای اونهایی مینویسم که اشتباهات چند سال قبل منو در نامه نگاری انگلیسی انجام میدن.

1- نامه رو همیشه با Dear شروع کنین. نه با Hello یا Hi. نوشتن Hello Dear در یک نامه رسمی اصلاً جالب نیست!

2-  اگه برای دانشگاه نامه مینویسین میتونین از Dear Madam/Sir استفاده کنین. اگه برای بخش خاصی از دانشگاه نامه مینویسین، میتونین قبل از اون ( با یک خط فاصله ) نام بخش مورد نظر رو بنویسین. مثلا: 

 

Education & Student Affairs (CSA, International Office) 
Delft University of Technology 

Dear Madam/Sir,

3- اگه گیرنده نامه منشی، دانشجو، کارمند و یا مدرس دانشگاه با مدرک فوق لیسانس هست، بهتره که با اسم کوچک خطابش کنین. مثلاً Dear Mary یا Dear John. ولی در برخی موارد میخواین یه کم رسمی تر باشه، میتونین بگین Dear Mr. Long یا Dear Ms. Bakker. فقط دقت کنین که اگه مطمئن نیستین که طرف مقابل خانم یا آقا هست، از نوشتن Ms یا Mr خودداری کنین! ممکنه بعداً ضایع بشین! بعضی اسمها هست که هم اسم خانم هست هم آقا! ضمن اینکه برخی اسمها هم بسیار شبیه همه: مثل Mario و Marjo یا Stefano و Stefania که اولی اسم پسره و دومی دختر. در این جور موارد از اسم کامل طرف استفاده کنین. مثلا Dear Marjo Schmitt

4- Miss برای خانمهای مجرد بکار میره. Mrs برای خانمهای متأهل و Ms برای کسی که نمیدونین مجرده یا متأهل. پس سعی کنین درست استفاده کنین. این مورد شاید از نظر شما بی اهمیت باشه ولی برای خانمها که نامه شما رو میخونن خیلی مهمه.

5- اگه برای استاد نامه می نویسین حتماً از عبارت Dr یا Professor استفاده کنین. مطمئن بشین که طرف استاد کامل ( فول پروفسور ) هست اونوقت بهش بگین Professor. در غیر اینصورت باید Dr خطابش کنین. این مهمه. چون نشون میده شما با شناخت از استاد براش نامه نوشتین. هر ننه قمری رو هم Dr یا Prof خطاب نکنین! اول مطمئن بشین که طرف دکترا داره. مثل کارگرهای بیسواد نباشین که به همه میگن "آقای دکتر" بعد بهشون میگی من دکتر نیستم میگه "اصلا از همون اول هم قیافتون به مهندس ها میخورد!!!"

6- بعد از نوشتن نام شخص حتماً از کاما "," استفاده کنین و به خط بعد برین. مثلاً:

Dear Professor Yang,
Dear Madam/Sir,
Dear Dr. Blom,
Dear Lara,

7- جمله آغازین نامه خیلی مهمه. معمولاً یکی از این جمله ها رو میتونین به کار ببرین:

With reference to the Master Programme in Urban Planning in the website of the university,
I am writing to enquire about …
After having seen the new PhD-Position in … , I would like …
I read your profile in the website of the university … and would like …
I recently wrote to you about …
Thank you for your letter of 8 May.
Thank you for your email regarding …
Many thanks for your reply.
In reply to your letter of 8 May, …

8- اگه در نامه خودتون تقاضایی دارین، به صورت خیلی مودبانه مطرح کنین:

Could you please inform me …
Would you please …
I would appreciate if you let me know …
I would appreciate if you could help me with …

 دستور ندین که Please help me چون این جمله با اونکه گفتین "لطفاً …" ولی زیاد مودبانه نیست.

9- جمله پایانی نامه رو میتونین به یکی از شکل های زیر بنویسین:

Please let me know, if you require any further information.
I look forward to your reply.
I apologise for any inconvenience.
I would appreciate your immediate attention to this matter.

10 – یک خط فاصله و در نهایت مراتب سپاسگزاری ( در انتهای این جمله کاما فراموش نشود! ) :

Kind regards, ( در حالت کلی در پایان ایمیلهاتون از این عبارت استفاده کنین )
Best regards, ( کمی صمیمانه برای ایمیلهای بغیر از ایمیل اول برای منشی، دانشجو، کارمند )
Yours faithfully,   ( از این عبارت فقط در اولین ایمیل رسمی به استاد استفاده کنین بهتره )
Yours sincerely,  ( مثل بالایی )
Regard, ( ایمیلهای نه چندان رسمی، در نامه نگاریهای پشت سر هم )

11 – بلافاصله در خط بعد نام و نام خانوادگی خودتونو بنویسین. ( در ایمیلهای بعدی به یک گیرنده خاص میتونین از نوشتن نام خانوادگی خودتون صرف نظر کنین و فقط از اسم کوچک خودتون استفاده کنین )

12- از فونت Arial سایز 10 یا 11 استفاده کنین. بدون Bold و Italic. یادتون باشه تمام نوشته با یک فونت نوشته شده باشه. اگه متنی رو از جایی copy/paste میکنین فونتشو اصلاح کنین که تابلو نباشه! این خیلی مهمه!!! اگه از این سوتی ها بدین ممکنه به ایمیلتون جواب داده نشه!

این هم دو نمونه از نوشتن نامه به دانشگاه. ( سعی کنین خودتون نامه بنویسین. من وقت ندارم اینکارو براتون انجام بدم. دیتابیس نامه هم ندارم )

اگه اشکالی به نظرتون رسید ممنون میشم بگین تا اصلاح کنم. 

اگه در مورد پذیرش سوالی دارین، پیش از اینکه کامنت بذارین، یه نگاهی به بخش پرسش و پاسخ بندازین. شاید جواب سوالتون اونجا باشه.  

شاد باشین

˜

Be Sociable, Share!
This entry was posted in Others. Bookmark the permalink.

30 Responses to How to write an official letter in English?

  1. hassan beglari says:

    واقعاً جمع بندی بسیار کاملی کرده بودی. در هر صورت من تونستم ناممو بنوسیم. مرسی

  2. mohammad says:

    sepase faravan

  3. mozhgan says:

    ممنون از مطالب خوب و مفیدتون.

  4. hatef says:

    salam.
    mamnoon.

  5. alex says:

    I truly appreciate your valuable information.

  6. haniya says:

    that was helpfull.Thanks

  7. fahimeh says:

    بسیار عالی بود . خیلی استفاده کردم ممنونم

  8. masoumeh says:

    salam
    be khatere lotfe shoma va ghara dadan in matalebe besiar khoub, moteshakeram.
    agar emkan dare matn haye aghaz va payan baraye namehaye nime rasmi ra baraye bande ersal namayid.
    baraye ertebat ba ostad rahnamaye khodam ke dar iran ast.ba tavaJOH BE INKR RABETE MA dostane vali rasmist, nemidonam chetor name benevisam.
    mamnun
    bye:)

  9. م.م says:

    بی نهایت از شما بابت اطلاعاتتان سپاسگزارم

  10. sahra says:

    سلام رضا جون لطف میکنی برام نمونه نامه برا تقاضای شرایط پذیرش دانشجو در مقطع ارشد رشته برق بفرستی؟:=(

  11. sahra says:

    salam mishe ye nemune nameye negaresh shode be modire daneshgah vase taghazaye sharayete pazireshe daneshju dar maghtae karshenasie arshade reshteye bargho baram befrestin?mamnunam

  12. Narges says:

    با تشکر بسیار از مطالب مفیدتون
    دوتا سوال داشتم، اول اینکه subject ایمیلو چطور انتخاب کنیم؟و اینکه وقتی استادی،کارمندی چیزی جواب ایمیلمونو داد وچیزیو که می خواستیم فهمیدیم،لازمه که فقط جهت تشکر یه ایمیل دیگه بفرستیم؟حتی اگه تو قبلیه از عبارت thanks in advance استفاده کرده باشیم؟ 

  13. ممنون از مطالب خوبتون
    Iraj Nazarian Azad
    http://www.ahra.ir

  14. جلال says:

    “هر جا که ذره ای مهربانی است به یاد یار می افتم”

    از اینکه در غربت هم به فکر هموطناتون هستید ممنونم،
    موفق باشید

  15. Majid says:

    سلام
    با سپاس فراوان از مطالب فوق العاده سودمند كه در بلگ قرار داديد و ما رو از تجربياتتون بهره مند ساختيد.
    من ميخوام براي مهاجرت با چند تا از سفارت خانه هاي كشورهاي اسكانديناوي مكاتبه كنم به نظرت قالب نامه بايد چه فرمي باشه؟
    باز هم تشكر

  16. yekta says:

    slam.its ok

  17. amir sh says:

    ======

  18. RAZIEH says:

    سلام استادمون ازما خواسته که ازش بخوایم یه recommendation letter
    برامون بنویسه الان من چجوری باید ازش درخواست کنم

  19. نگار says:

    مرسی خیلی آموزنده بود

  20. Hamid Bashiri says:

    سلام
    دانشجوی ترم آخر کارشناسی ارشد مهندسی منابع آب هستم و میخوام برای 2012 در مقطع دکتری مهندسی عمران( منابع آب ) اقدام کنم . لطفا نحوه ی پذیرشو برام توضیح بدید.اگه نیاز هست CV. خودمرو براتون ایمیل میکنم. با تشکر

  21. saeed says:

    سلام
    بي نهايت ممنون از مطالب خوبي كه در مورد نوشتن نامه هاي رسمي گفته بودين.
    من دو سال پيش از دانشگاه خواجه نصير و دانشكاه اصفهان فوق ليسانسم رو با معدل 16/74 به پايان بردم و يك مقاله ISI دارم.
    ولي بول براي ادامه تحصيل ندارم. مي خواستم ببينم ميتونم در هلند بورسيه بگيرم.
    اگه ممكنه راهنمايي كنيد.
    با تشكر

  22. dp says:

    salam
    man term 7 hastam. mikhastam bedonam mitoam ba vojode inke hanoz madrak nadaram o be khater reshtam toie shahrivare sale aiande tamom mikonam darkhast paziresh bedam?

  23. mina says:

    salam
    Man fekr mikardam kind regards samimane tar az best regards hastesh..

  24. حمید says:

    سلام
    وبلاگ خوب و مفیدی دارید و ما مدتی است که به وبلاگ شما سر می زنیم
    من و همسرم یکی دو هفته است که به لاهه اومدیم و اینجا زندگی می کنیم
    من دنبال یک نفر می گردم که بتونه وقت بزاره و به ما مشاوره بده که اینجا خانمم توی مقطع فوق لیسانس دو دانشگاه های لاهه یا دلفت درس بخونه
    اگه امکان داره با من تماس بگیرید
    می تونم شماره به شما بدهم که با تلفنی صحبت کنیم
    هزینه مشاوره را هم با هم توافق می کنیم
    فقط چون وقت خیلی نداریم می خوایم زود این کار را انجام بدیم

    ممنون
    حمید

  25. Mehdi says:

    سلام،
    برای نوشتن نامه به مخاطبی که نمی دانیم آقا یا خانم است( فرضاً دفتر تحصیلی بین الملل)، از چه کلمه یا جمله ای باید استفاده کرد؟
    سپاسگزارم،
    مهدی

    _________˜
    پاسخ:
    دوست عزیز همونطور که توضیح دادم بهترین جمله اینه
    Dear Madam/Sir,

  26. وحید ابطحی says:

    سلام
    از مطالب بسیار خوبتون استفاده کردم
    میخواستم بدونم شرایط پذیرش دوره دکتری در رشته های علوم سیاسی یا روابط بین الملل در دانشگاههای هلند چگونه است ؟نمره زبان باید چند باشه؟شما تحصیل رشته های علوم انسانی رو اون جا توصیه میکنید؟ضمنا بسیار علاقه مند به ادامه تحصیل در کشور هلند هستم.
    پیشاپیش از بذل توجه ای که دارید متشکرم

  27. فاطمه says:

    سلام
    ممنون از مطالب خوبتون. واقعا در مورد نوشتن نامه اولیه داشتم دچار مشکل می شدم و فکرم خیلی مشغول بود. راهنمایی های شما واام کرد واقعا به دردم خورد. بازم ممنونم. من شنیدم برای دوره دکترا دانشگاههای هلند نمره زبان نمی خوان اما داشتم توانایی خوب در خواندن ف نوشتن و گوش دادن و صحبت کردن لازمه. به نظر شما می شه با سطح زبان 5 یا 5.5 اقدام کرد و اونجا ادامه داد؟
    بازم ممنونم

  28. ‎فرا رسیدن سال نو همیشه نوید بخش افکار نو، کردار نو و تصمیم های نو برای آینده است. آینده ای که همه امید داریم بهتر از گذشته باشد. در سال نو، ۳۶۵ روز سلامتی، شادی، پیروزی، مهر و دوستی و عشق را برای همگی شما دوستان آرزومندم.

    ‎سال ۱۳۹۰ بر همگان مبارک

  29. mohsen says:

    سلام
    ممنون از وبتون و از اینکه وقت میگذارید برای علاقه مندان
    من دانشجوی کارشناسی ارشد خاک و پی خواجه نصیرم. علاقه زیادی به ادامه تحصیل در دلفت دارم . فکر میکنم برای اومدن باید پایان نامه قوی داشته باشم. این روزا همش به فکر اینم که یک موضوع خوب پیدا کنم واسه پایان نامه. به نظر شما واسه اومدن به دانشگاه دلفت چه باید بکنم.
    ممنون میشم از راهنمائیتون

  30. Bahar says:

    ohhhhhh…mersiiiiiii…che khub..man khodamhamishe tu kalameye ‘Dear’ gir mikardam ke khube benivisam ya ba Hi shoru konam vase ostadam…Dank je wel;) albate bemanad ke kheili vaghta koli minevisam ostadam bedune salam hata sari javab mide yes or… !mokhtasaro mofid!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>